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La Diputación de Zaragoza ha ayudado a ordenar y conservar los archivos de más de 200 municipios de la provincia

Desde 1983 la institución provincial ha ayudado a catalogar más de 1.150.000 documentos dentro del apoyo que presta a los ayuntamientos para organizar y mantener sus fondos documentales.

Martes, 8/06/2021

La Diputación de Zaragoza ha ayudado a organizar y conservar más de 200 archivos de la provincia durante casi cuatro décadas de trabajo. En este tiempo, se ha trabajado en la catalogación de más de 1.150.000 documentos de todo tipo fruto de la colaboración que la institución provincial realiza con los ayuntamientos zaragozanos.

"La asistencia técnica y económica de la Diputación de Zaragoza a los ayuntamientos de la provincia en materia de archivos comenzó en septiembre de 1983, justificada por la importancia que un buen funcionamiento de este servicio tiene para las administraciones. Desde entonces, se ha trabajado en la recepción, conservación, organización, consulta y difusión de la documentación que han generado y siguen generando todos y cada uno de ellos", explica la diputada delegada de Archivos y Bibliotecas de la Diputación de Zaragoza, Mercedes Trébol, con motivo de la conmemoración del Día Internacional de los Archivos que tendrá lugar mañana 9 de junio.

Según el Consejo Internacional de Archivos, estos servicios son "la memoria" de la institución. La información contenida en los documentos los convierten en un elemento clave para una buena gestión, incrementa la participación ciudadana, son imprescindibles para la transparencia y, por supuesto, sirven de fuente para estudios científicos de numerosas ramas que contribuyen a conocer mejor la sociedad. Por ello, desde la institución provincial se trabaja para que los archivos provinciales y municipales sean elementos activos y dinámicos, que van creciendo continuamente con nuevas aportaciones documentales a las que se debe dar el tratamiento técnico necesario para que cumplan su función social.

Archivos de los municipios

La Diputación mantiene un modelo de gestión compartida de los archivos con los titulares de los mismos. Dentro de la asistencia que la institución provincial presta a los municipios, se trabajan fondos documentales generados por los ayuntamientos, pero también por otras instituciones que mantienen algún tipo de relación con ellos, bien por haber integrado sus archivos (hermandades locales de labradores y ganaderos, cámaras agrarias, asociaciones culturales desaparecidas, documentación familiar y personal...) o por mantener algún tipo de vínculo jurídico, mediante convenio u otra fórmula (juzgados municipales, notarías, etc).

Algunos de los documentos sobre los que más se ha trabajado son de carácter histórico, de gran valor para los municipios para conocer su trayectoria. Por ejemplo, el 'Cartulario de la villa de Uncastillo', dónde se anotan los privilegios y documentos relevantes referidos al municipio por parte del notario Pedro Andosilla, o dos pergaminos con los que Pardo, merino de Alfonso II, rey de Aragón, limita los términos de La Almunia de Doña Godina con la aljama mora de Almonacid y dispone mutuo uso de pastos en yermo y labrantío de ambos pueblos en sus respectivos términos.

A lo largo de estos casi 40 años, las intervenciones realizadas por la Diputación de Zaragoza han sido de diferentes tipos en función de las necesidades de los numerosos archivos y de los medios humanos y materiales disponibles en cada caso. De los 292 municipios de la provincia, solo dos disponen de archivero. Los restantes carecen de personal específico con este perfil técnico en plantilla, de ahí la importancia del trabajo de la institución provincial.

Tipos de trabajo en los archivos

El trabajo realizado en los archivos es variado. Asimismo, se trabaja en la organización de los fondos documentales, en la elaboración de aplicaciones informáticas, la adecuación de los depósitos, dotación de mobiliario, difusión y formación.

La organización de fondos documentales es una labor continua, ya que la administración produce y gestiona documentos diariamente. En este sentido, desde la Diputación de Zaragoza se trabaja en la organización de los archivos de la mayor parte de los ayuntamientos. En cuanto a las aplicaciones informáticas, la labor se centra en crearlas para mejorar la gestión de los archivos. Se comenzó a trabajar en ellos a principios de los años 90 del siglo XX, y actualmente cuenta con las denominadas Veruela3.1 y Veruelaweb.

Además, se realizaron obras de adecuación en los depósitos documentales en los años 80 y 90 y se ha ido dotando de mobiliario como estanterías, armarios o planotecas. Prácticamente todos los ayuntamientos de la provincia se han beneficiado de estas mejoras.

En cuanto a la difusión,  la institución canaliza la información mediante publicaciones de inventarios de fondos, de difusión de documentos relacionados con algún tema concretos, de artículos en revistas, congresos, jornadas, etc., trípticos, exposiciones y a través de la web de DPZ con diversos contenidos, entre ellos la descripción de la mayoría de los ayuntamientos como entidades que disponen de fondos documentales y, en algunos casos, con información sobre ellos. También se realizan jornadas de formación de usuarios, destinadas fundamentalmente a dotar al personal de los ayuntamientos de unas nociones básicas sobre conservación documental y manejo de las aplicaciones informáticas.

Durante años, la Diputación de Zaragoza ha distribuido diferentes líneas de subvenciones destinadas a mejorar la calidad de los archivos de los municipios, que pasaron a formar parte del Plan Unificado de Subvenciones (PLUS) desde su puesta en marcha.